In veel organisaties wordt er (veel?) meer geld uit gegeven aan facilitaire zaken dan nodig is. Zo worden bijvoorbeeld kantoorartikelen te duur ingekocht, worden er onderhoudskosten op basis van verouderde contracten gefactureerd (en betaald) terwijl de dienst niet meer nodig is of zelfs niet eens meer wordt geleverd. Echt, het komt veel voor! Ook worden contracten door het ontbreken van contractmanagement vaak stilzwijgend verlengd tegen verouderde niet-marktconforme prijzen. En… wanneer heeft ú voor het laatst de werkelijk in gebruik zijnde softwarelicenties geteld en vergeleken met het aantal op de factuur/SLA van uw softwareleverancier? De boodschap van dit artikel: geef niet meer uit dan nodig!

Het lijkt heel simpel… “niet meer uitgeven dan nodig”.

En dat is het ook…  maar toch zien we in veel organisaties dat deze onnodige kosten op diverse facilitaire deelgebieden gemiddeld tussen de 20% en 30% omvatten. Het in kaart brengen van deze kosten en het elimineren ervan levert dus al snel rendement op!

We hebben het hier dus niet over bezuinigen en/of het snijden in kosten door in te leveren van diensten, aantallen of kwaliteit maar puur over het weghalen van kosten die wel worden gemaakt maar niet gemaakt hoeven te worden! Het advies: slimmer en scherper inkopen op het juiste adres!

Palet van totale facilitaire kosten.

Deze onnodige kosten zijn grofweg te verdelen in 3 categorieën:

Niet nodig
“Logisch” hoor ik u denken! U geeft geen geld uit aan zaken die u niet nodig heeft! Toch komt het veel voor dat er geld wordt uitgegeven aan zaken die niet nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan halfjaarlijks onderhoud dat door minder intensief gebruik nog maar jaarlijks hoeft te gebeuren.  Of de schoonmaak van een ruimte die wel is opgenomen in het contract maar er niet is uitgehaald nadat de ruimte niet meer in gebruik is.
Denk ook aan: abonnementen, licenties, externe opslag van materialen die u nooit meer zult gebruiken etc etc…

Te duur
Kosten van materialen uit het kernassortiment zijn vaak niet optimaal uit onderhandeld (het kan vaak echt goedkoper!) Het is verbazingwekkend hoeveel artikelen en diensten er tegen onnodig hoge tarieven worden ingekocht. U hoeft vaak niet eens van merk te wisselen maar alleen van leverancier om 20% goedkoper in te kunnen kopen! Zelfde artikelen, evenveel, maar goedkoper!

Inefficiënt
Vaak wordt er gespreid ingekocht. Zo spreken we (vaak kleine tot middelgrote) organisaties waar bijvoorbeeld het toiletpapier van de Jumbo, Albert Heijn of in het beste geval van de Sligro komt. Naast dat het toiletpapier daar duurder is, is het ook zonde van de tijd die er besteed wordt aan het halen van deze artikelen. Dit geldt natuurlijk voor vele artikelen en diensten. Efficiënt en geclusterd inkopen op het juiste adres bespaart!

8 “facilitair besparen” tips:

1. Durf u open te stellen voor de mogelijkheid dat ook uw facilitaire organisatie onnodig teveel kosten maakt.
2. Kijk niet te lang terug naar hoe deze onnodige uitgaven hebben kunnen bestaan maar steek uw energie in het realiseren en behouden van scherpere tarieven en betere resultaten in de toekomst!
3. Heeft u geen tijd? Een goede motivator: de onnodige kosten kunnen op sommige facilitaire deelgebieden oplopen tot 30% van de totale kosten. Het terugdringen van deze kosten draagt dus direct bij aan uw bedrijfsresultaat!
4. Benader uw kosten vanuit bovenstaande 3 uitgangspunten. Inventariseer welke kosten binnen welke deelgebieden werkelijk nodig zijn en welke niet. Wat is te duur en wat kan goedkoper?Vergelijk uw contracten en facturen met de recente situatie. Start bij de hoge bedragen.
5. Ga in gesprek met uw leverancier en maak daar waar nodig nieuwe scherpere afspraken of ga in zee met nieuwe partijen die dezelfde artikelen of diensten aanbieden voor betere prijzen.
6. Cluster verdeelde kosten van diverse locaties en geniet zo van de schaalvoordelen die hierdoor mogelijk zijn.
7. Vraag vaste partijen/ leveranciers die in een maand meerdere facturen sturen om deze te clusteren tot 1 factuur. Dit scheelt u veel (boekhoud)werk en dus kosten.
8. Weet wat u doet en wat het kost (en bespaar)! Inzicht in de lopende contracten leidt tot betere resultaten, betere kwaliteit en lagere kosten! Op tijd en juist handelen kan al snel leiden tot 10% kosten besparing. Zeker wanneer u contracten kunt beëindigen of her-contracteren kunnen die besparingen verder oplopen.

Wilt u meer weten over de mogelijke bespaargebieden binnen uw organisatie? Wilt u hierbij eventueel ondersteuning? Of heeft u gewoon een vraag? Neem dan gerust contact op!

Of download onze pdf flyer “de facilitaire scan”.

Zie ook: “Besparen: de facilitaire scan”
Zie ook: “defacilitairecooperatie.nl”

MVDB – Marcel van den Bergh