Het is weer zomer. Het is rustig op de werkvloer en de dagelijkse hectiek heeft plaatsgemaakt voor wat ruimte.
De zomer leent zich bij uitstek om (in organisaties) op te ruimen. Oude bestanden worden weggegooid, kasten leeggehaald en mappen worden uitgeplozen. Deze noodzakelijke opruimacties worden uitgevoerd om zo in september weer met een schone lei en met duidelijk overzicht van start te gaan..!

Hoe mooi zou het zijn om tijdens deze warme maanden eindelijk eens orde te creëren in alle facilitaire contracten? Dus zoek alle (zwervende?) contracten bij elkaar en bekijk eens welke er eigenlijk nog relevant zijn. Ben je tevreden over de uitvoering van de contracten? Wanneer verlopen ze, kan het goedkoper en wat zijn de mogelijkheden? Zomaar een paar vragen om mee aan de slag te gaan.

11 contract-opruim tips:

1. Breng in kaart welke (delen van) contracten niet meer relevant zijn. Zet acties uit om ze daar waar nodig te beëindigen of te her-contracteren.
2. Onderzoek of de geleverde diensten/ producten nog overeenkomen met de, in het contract afgesproken, kwaliteit en kwantiteit.
3. Onderzoek of de, in het contract afgesproken, prijzen nog marktconform zijn. Zo nee, ga dan in gesprek met je huidige leverancier.
4. Kijk ook eens in de boekhouding naar de kosten die door uw gecontracteerde partij in rekening worden gebracht. Zijn die kosten allemaal terecht? Of zouden ze (voor een deel) binnen het contract moeten vallen?
5. Verbind, de in het contract gemaakte, afspraken met de praktijk. Vaak weten de betrokken medewerkers in de dagelijkse praktijk niet precies wat er oorspronkelijk is afgesproken terwijl zij natuurlijk de eersten zijn die de uitvoer van het contract zouden kunnen beoordelen.
6. Leg vast wie voor welk contract (en het beheer daarvan) verantwoordelijk is en stuur hierop.
7. Betrek inkoop afdelingen bij contractbeheer en stem de stand van zaken af met de doelstellingen van uw organisatie.
8. Maak inzichtelijk wanneer contracten opzegbaar of verlopen zijn zodat je weet wanneer welke actie genomen kan of moet worden.
9. Zet alle contractinformatie in een contractmanagement systeem (deze software is meestal redelijk betaalbaar en verdient zich makkelijk terug doordat je altijd overzicht hebt en dus op tijd kunt acteren op eventuele behoeften en wijzigingen).
10. Investeer in kennis van het contractmanagementsysteem en integreer het gebruik ervan in je dagelijkse werkzaamheden.
11. Weet wat je doet en wat het kost (en bespaar)! Overzicht leidt tot betere resultaten, betere kwaliteit en lagere kosten! Op tijd en juist handelen kan al snel leiden tot 10% kosten besparing. Zeker wanneer je contracten kunt beëindigen of her-contracteren kunnen die besparingen verder oplopen.

Zodra alles in kaart is gebracht, en zeker als je software hebt gebruikt, zul je zien dat contractbeheer i.p.v. een saaie tijdrovende zoektocht een interessante en lucratieve (leuke?) bezigheid wordt. Succes!

Heb je vragen over contractbeheer of wil je graag ondersteuning bij het op orde krijgen van je contracten? Neem dan contact op!

Zie ook: “Besparen: de facilitaire scan”
Zie ook: “defacilitairecooperatie.nl”

MVDB – Marcel van den Bergh