Binnen veel organisaties worden (facilitaire) contracten ad-hoc gemanaged (lees: niet gemanaged). Contracten lopen al jaren, condities zijn verouderd, bedragen niet meer marktconform en eigenlijk weet niemand hoe “het” precies zit. De rekeningen worden ondertussen wel gewoon betaald. De sturing op contractcondities vindt pas plaats als er, volledig zichtbaar, en echt iets misgaat. Hoe voorkom je dit patroon en waar te beginnen? Hieronder een aantal basisstappen die u kunnen leiden naar professioneel en gecontroleerd contractmanagement.

Contractmanagement in 5 stappen (korte versie voor de snelle lezers):

1. Van adhoc naar beheer
   In stap 1 gaat de organisatie van ad-hoc afhandeling naar contractbeheer.
   Resultaat stap 1: alle contracten zijn aanwezig en geregistreerd, management info is beschikbaar
2. Van beheer naar bewaken
   In stap 2 gaat de organisatie van contractbeheer naar contractbewaking.
   Resultaat stap 2: alle contracten worden bewaakt en verantwoordelijkheden zijn belegd.
3. Van bewaken naar evalueren
   In stap 3 gaat de organisatie naast bewaken ook evalueren.
   Resultaat stap 3: Wensen en behoeften van de organisatie worden vastgelegd (kpi’s) en de diensten en leveringen worden daaraan getoetst.
4. Van evalueren naar incidenteel verbeteren
   In stap 4 gaat de organisatie de uitvoer van het contract verbeteren op basis van de evaluatie.
   Resultaat stap 4: Diensten en leveringen worden bijgestuurd op basis van vastgelegde kpi’s.
5. Van incidenteel verbeteren naar continue verbeteren
   In stap 5 gaat de organisatie over op een continue proces van verbetering.
   Resultaat stap 5: Naast dat er volledig grip is op en inzicht in het contracten palet wordt er actief en voortdurend (en samen met de leveranciers) gekeken naar continue optimalisatie en afstemming.

Het spreekt voor zich dat in de praktijk deze stappen per contract doorelkaar heen zouden kunnen lopen. Een organisatie kan ervoor kiezen om met bijvoorbeeld de 20 belangrijkste contracten stap 1 t/m 5 te doorlopen en dit pas in een later stadium te doen met de overige contracten. Zelf pleit ik voor een organisatie brede invoer van stap 1 omdat hiermee eventuele afhankelijkheden tussen contracten sneller inzichtelijk zijn. Ook komen in deze stap vaak zaken aan het licht die direct actie behoeven (automatische verlengingen, niet relevante contracten etc.).

Wilt u ondersteuning of advies bij het opzetten van professioneel (lees: eenvoudig én zeer bruikbaar) contractmanagement? Of wilt u stap 1 zelfs geheel uitbesteden? Wij helpen u van adhoc naar beheer!

Toelichting op de 5 stappen (voor de lezer met meer tijd):

AD STAP 1 – Van adhoc naar beheer
Contractbeheer houdt in dat de organisatie ervoor zorgt dat alle (lees: ALLE) contracten centraal zijn opgeslagen bij voorkeur in een database waarbij managementsoftware overzicht geeft in de contracten. Contracten worden verzameld, geordend, geïnventariseerd en geregistreerd. Daar waar nodig worden missende contracten opgevraagd bij de leverancier. Zijn alle contracten nog relevant? Is alles op orde? Vergelijk de situatie dan ook zeker even met de boekhouding: Zijn alle in rekening gebrachte kosten op basis van contracten wel terecht? Vaak kan er na deze stap al aardig wat bespaard worden op uitgaven. (Denk maar eens aan Oracle dat 2 jaar geleden “vergat” het huurcontract van een, al jaren niet gebruikt, pand op te zeggen en dat stilzwijgend met jaren werd  verlengd – auw!). Er wordt in deze stap nog niet gestuurd op basis van de geïnventariseerde data maar er wordt een fundament gelegd dat voorwaardelijk is voor stap 2.

AD STAP 2 – Van beheer naar bewaken
Op basis van het in stap 1 gerealiseerde overzicht kan er gemonitord worden wat de huidige stand van zaken is en wat er nodig is om zaken up-to-date te houden. In deze fase wordt ook vastgelegd wie binnen de organisatie waarvoor verantwoordelijk is:

• wie is de contracteigenaar (eindverantwoordelijke / dit is vaak een clusterhoofd)
• wie is de contractmanager (operationeel verantwoordelijke / dit is vaak een afdelingsmanager)
• wie is de contractbeheerder (administratief verantwoordelijke / dit is vaak een stafmedewerker)

AD STAP 3 – Van bewaken naar evalueren
Het is duidelijk welke contracten er met wie, waarvoor zijn afgesloten. De kosten zijn bekend en de verantwoordelijkheden zijn verdeeld. Nu is het tijd om actief te bekijken of de contracten ook juist worden nageleefd en nog aansluiten op de wensen en behoeften van de organisatie. KPI’s worden opgesteld en prestaties worden gemeten en beoordeeld.

AD STAP 4 – Van evalueren naar incidenteel verbeteren
Met de in stap 3 gerealiseerde kennis kan nu actie worden ondernomen om zaken bij te sturen en te verbeteren. Daar waar prestaties onder de norm zijn wordt actie ondernomen richting de leverancier en wordt er op resultaat bijgestuurd.

AD STAP 5 – Van incidenteel verbeteren naar continue verbeteren
Het is bekend waar de uitvoer niet voldoende presteert en daar waar calamiteiten plaatsvinden wordt er direct bijgestuurd. Vanaf stap 5 wordt er continue gestuurd op het verbeteren van contractmanagement. Ook daar waar geen calamiteiten plaatsvinden wordt er gewerkt aan meer efficiëntie, betere prijzen en versterking van de band met de leverancier et als doel betere inkoop van product en dienstverlening.
Succes!

Wilt u facilitair besparen? marcel@defacilitairecooperatie.nl

MVDB – Marcel van den Bergh